Hur Macys arbetare gömde upp till 154 miljoner dollar i falska utgifter

Macy's navigerar i oväntad turbulens.

Detaljhandelsjätten tillkännagav en försening av sin resultatrapport för tredje kvartalet, vilket skjuter upp releasen från 26 november till 11 december.

Denna försening beror på en intern utredning av en före detta anställds agerande som påstås ha manipulerat bokföringen för att dölja en betydande mängd utgifter.

Dolda utgifter och bokföringsmanövrar

Den tidigare anställde, ansvarig för små paketleveranskostnader, anklagas för att ha gjort "avsiktliga felaktiga bokföringsposter".

Dessa poster ska enligt uppgift skymma mellan 132 miljoner och 154 miljoner dollar i leveranskostnader, från fjärde kvartalet 2021 till räkenskapskvartalet som slutade den 2 november.

För att sätta detta i perspektiv, registrerade Macy's 4,36 miljarder dollar i leveranskostnader under den tidsramen, vilket innebär att det dolda beloppet representerar ungefär 3% till 3,5% av det totala beloppet.

Viktigt är att Macy's hävdar att dessa redovisningsskillnader inte påverkade kassaflödet eller leverantörsbetalningar.

VD Tony Spring, i ett uttalande som betonade företagets "kultur av etiskt uppförande", bekräftade att Macy's har åtagit sig en grundlig utredning och lämpliga åtgärder.

Avslöja redovisningsmässiga oegentligheter

Medan Macy's har varit tystlåten om de specifika metoder som används, erbjöd Adriana Carpenter, finanschef för mjukvaruföretaget Emburse, sitt expertperspektiv.

Carpenter lyfte fram diskrepansen mellan de manipulerade vinst- och förlustrapporterna och det opåverkade kassaflödet.

"Detta får mig att anta att revisorn ändrade kodningen för dessa leveranstransaktioner för att debitera betalningarna på ett balanskonto (mot ett resultat- och resultatkonto)", sa Carpenter till Fortune i en intervju.

Hon föreslår två möjliga scenarier: antingen ändrades kodningen vid transaktionstillfället, eller så återförde en efterföljande journalbokning den ursprungliga P&L-posten och överförde utgiften till balansräkningen.

Carpenter förespråkar omfattande utgiftshanteringslösningar som spårar alla icke-löneutgifter.

Incitament, ansvarighet och ringverkan av bedrägerier

Jo-Ellen Pozner, docent i management vid Santa Clara University's Leavey School of Business, kommenterade den olyckligtvis vanliga förekomsten av redovisningsmanipulation: "Det händer uppriktigt sagt hela tiden att någon fuskar kontonummer och döljer utgifter."

Pozner informerade Fortune om att medarbetarens motivation kan vara kopplad till prestationsbaserade incitament.

"Om den anställdes incitament var knutna till antingen kostnadsreduktion eller lönsamhetsökningar, då kan de ha ett incitament att dölja en kostnad," noterade Pozner.

Hon lyfte också fram den breda omfattningen av potentiell ansvarighet, som omfattar alla från ekonomichefer och revisorer till C-sviten och styrelsen.

Pozner erkände dock det typiska resultatet: "Det är nästan alltid så att en eller två personer tar slaget."

Hon betonade också den destabiliserande karaktären av sådana incidenter: "Bedrägeri är alltid lite destabiliserande."

En tid av övergång och förvandling för Macy's

Den här bokföringsutredningen kommer vid en känslig tidpunkt för Macy's.

Företaget avslutade nyligen diskussioner med potentiella private equity-köpare och implementerar för närvarande en tredelad strategisk plan.

En viktig del av denna plan, enligt CFO och COO Adrian Mitchell, är att stärka Macys kärnvarumärke.

"Under ett antal år har vi sett att verksamheten minskar med tiden, men vi bestämde oss för att göra vad jag skulle kalla några djärva drag," sade Mitchell.

En del av detta "djärva" tillvägagångssätt innebär att stänga 150 underpresterande butiker under de kommande tre åren, efter förluster under fjärde kvartalet 2023 och en bredare försäljningsnedgång.

Macy's koncentrerar sig nu på 350 butiker som identifierats ha tillväxtpotential, där 50 av dessa butiker fungerar som testplatser för nya initiativ.

Preliminära resultat och en försiktig utsikt

Preliminära resultat för tredje kvartalet indikerar en nedgång i nettoomsättningen med 2,4 % jämfört med föregående år. David Swartz, senior aktieanalytiker på Morningstar, lyfte dock fram några uppmuntrande tecken i rapporten.

Dessa inkluderar en försäljningsökning på 1,9 % i samma butik på de 50 bästa Macy's-platserna och över 3 % tillväxt på Bloomingdale's och Bluemercury.

"Vi ser dessa resultat som stöd för planen "A Bold New Chapter", bekräftade Swartz.

När han tog itu med redovisningsfrågan tonade Swartz ned dess långsiktiga inverkan: "Även om det är en besvikelse verkar problemet vara begränsat och kostnadsskillnaderna är oväsentliga med tanke på att Macys årliga driftskostnader överstiger 8 miljarder dollar."

Han tror att investerare och analytiker sannolikt kommer att fokusera på genomförandet av Macys strategiska plan snarare än på denna isolerade incident.