Hoe Macy's-werknemer tot 154 miljoen dollar aan valse uitgaven verborg

Macy's krijgt te maken met onverwachte turbulentie.

De retailgigant kondigde een vertraging aan in de publicatie van zijn winstrapport over het derde kwartaal. De publicatie ervan werd uitgesteld van 26 november tot 11 december.

Deze vertraging is het gevolg van een intern onderzoek naar de handelingen van een voormalig werknemer die naar verluidt de boekhouding heeft gemanipuleerd om een aanzienlijk bedrag aan uitgaven te verbergen.

Verborgen uitgaven en boekhoudkundige manoeuvres

De voormalige werknemer, die verantwoordelijk was voor de bezorgkosten van kleine pakketten, wordt ervan beschuldigd 'opzettelijk onjuiste boekhoudkundige toerekeningsposten' te hebben gemaakt.

Deze posten zouden tussen de $ 132 miljoen en $ 154 miljoen aan leveringskosten verhullen, die lopen van het vierde kwartaal van 2021 tot het fiscale kwartaal dat eindigt op 2 november.

Om dit in perspectief te plaatsen: Macy's noteerde in die periode 4,36 miljard dollar aan bezorgkosten. Dit betekent dat het verborgen bedrag ongeveer 3% tot 3,5% van het totaal bedraagt.

Belangrijk is dat Macy's beweert dat deze boekhoudkundige discrepanties geen invloed hadden op de kasstroom of betalingen aan leveranciers.

CEO Tony Spring bevestigde in een verklaring dat Macy's zich inzet voor een grondig onderzoek en passende maatregelen, waarin hij de nadruk legde op de "cultuur van ethisch gedrag" van het bedrijf.

Het ontmaskeren van de boekhoudkundige onregelmatigheden

Macy's blijft geheimzinnig over de specifieke methoden die ze gebruikt, maar Adriana Carpenter, CFO van softwarebedrijf Emburse, biedt wel haar deskundige perspectief.

Carpenter benadrukte de discrepantie tussen de gemanipuleerde winst- en verliesrekeningen en de onaangetaste kasstroom.

"Dit leidt mij tot de hypothese dat de accountant de codering van deze leveringstransacties heeft gewijzigd om de betalingen ten laste te brengen van een balansrekening (in plaats van een winst- en verliesrekening)", vertelde Carpenter aan Fortune in een interview.

Ze suggereert twee mogelijke scenario's: ofwel werd de codering op het moment van de transactie gewijzigd, ofwel werd de oorspronkelijke winst- en verliesrekening door een latere journaalpost teruggedraaid, waardoor de kosten naar de balans werden overgeboekt.

Carpenter pleit voor uitgebreide oplossingen voor kostenbeheer, waarmee alle niet-loonkosten worden bijgehouden.

Prikkels, verantwoording en het domino-effect van fraude

Jo-Ellen Pozner, universitair hoofddocent management aan de Leavey School of Business van de Santa Clara University, gaf commentaar op het helaas veelvoorkomende verschijnsel van boekhoudmanipulatie: “Het gebeurt eerlijk gezegd de hele tijd dat iemand boekhoudkundige cijfers vervalst en uitgaven verbergt.”

Pozner vertelde Fortune dat de motivatie van de werknemer mogelijk verband houdt met prestatiegerelateerde prikkels.

"Als de prikkels van de werknemer gekoppeld zijn aan kostenreductie of winstverhoging, dan hebben ze mogelijk een prikkel om kosten te verbergen", merkte Pozner op.

Ze benadrukte ook de brede reikwijdte van de mogelijke verantwoordingsplicht, die iedereen omvat, van financieel managers en accountants tot de directie en het bestuur.

Pozner erkende echter de typische uitkomst: "Het is bijna altijd zo dat één of twee mensen de klap opvangen."

Ze benadrukte ook het destabiliserende karakter van dergelijke incidenten: "Fraude is altijd een beetje destabiliserend."

Een tijd van transitie en transformatie voor Macy's

Het boekhoudkundig onderzoek komt op een gevoelig moment voor Macy's.

Het bedrijf heeft onlangs de gesprekken met potentiële kopers van private equity afgerond en implementeert momenteel een strategisch plan met drie onderdelen.

Een belangrijk onderdeel van dit plan is volgens CFO en COO Adrian Mitchell het versterken van het kernmerk Macy's.

"We hebben de afgelopen jaren gezien dat die zaken achteruitgingen, maar we hebben besloten om wat ik een aantal gedurfde stappen zou noemen te zetten", aldus Mitchell.

Een onderdeel van deze 'gedurfde' aanpak is het sluiten van 150 slecht presterende winkels in de komende drie jaar, na de verliezen in het vierde kwartaal van 2023 en een algemene daling van de omzet.

Macy's concentreert zich nu op 350 winkels die als groeipotentieel worden aangemerkt. 50 van deze winkels dienen als proeftuin voor nieuwe initiatieven.

Voorlopige resultaten en voorzichtige vooruitzichten

Voorlopige resultaten van het derde kwartaal duiden op een daling van 2,4% jaar-op-jaar in de netto-omzet. David Swartz, senior equity-analist bij Morningstar, benadrukte echter enkele bemoedigende signalen in het rapport.

Voorbeelden hiervan zijn een stijging van de vergelijkbare winkelomzet met 1,9% in de top 50 van Macy's-locaties en een groei van ruim 3% bij Bloomingdale's en Bluemercury.

"Wij beschouwen deze resultaten als een ondersteuning van het 'A Bold New Chapter'-plan", bevestigde Swartz.

Swartz ging in op de boekhoudkundige kwestie en bagatelliseerde de impact op de lange termijn: "Hoewel het een teleurstellend probleem is, lijkt het onder controle te zijn en zijn de kostenverschillen niet van belang, aangezien de jaarlijkse operationele kosten van Macy's meer dan 8 miljard dollar bedragen."

Hij denkt dat investeerders en analisten zich waarschijnlijk meer zullen richten op de uitvoering van het strategische plan van Macy's dan op dit geïsoleerde incident.